Căn cứ khoản 2 Điều 152 Bộ luật Lao động và Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc chăm sóc sức khỏe cho người lao động. Theo đó, người sử dụng lao động phải tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động (kể cả người học nghề, tập nghề) ít nhất 1 năm 1 lần. Đối với người lao động làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, người lao động là người khuyết tật, người lao động chưa thành niên, người lao động cao tuổi phải được khám sức khỏe ít nhất 6 tháng 1 lần. Lao động nữ phải được khám chuyên khoa phụ sản.
     Người sử dụng lao động tổ chức khám sức khỏe cho người lao động trước khi bố trí làm việc và trước khi chuyển sang làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hơn tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bảo đảm yêu cầu, điều kiện chuyên môn kỹ thuật.
     Chi phí cho hoạt động khám sức khỏe do người sử dụng lao động chi trả được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo Luật thuế thu nhập doanh nghiệp và hạch toán vào chi phí hoạt động thường xuyên đối với cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp không có hoạt động dịch vụ.
     Như vậy, về thời điểm tổ chức khám sức khỏe định kỳ sẽ do đơn vị bạn chủ động bố trí, bảo đảm trong năm phải tổ chức theo quy định. Nếu không tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động có thể bị xử phạt từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng theo quy định tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 88/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.